מרחב ארגוני וירטואלי - איך שומרים על מחוברות עובדים גם מרחוק?
Kevin Kruse, המחבר של הספר: "Employee engagement for everyone", מגדיר מחוברות עובדים כמחויבות הרגשית שיש לעובד לארגון ולמטרותיו. מחוברות עובדים היא בעצם רמת המחויבות של העובדים לאנשים ולמשימות בארגון, וזהו אחד הטרנדים העיקריים המעסיקים ארגונים כיום, בפרט בתקופת הקורונה. עובדים מחוברים נלהבים יותר מעבודתם, פרודוקטיביים יותר ופועלים לקידום האינטרסים של הארגון והמוניטין שלו. אם נפשט את זה מדובר בעצם בביסוס מערכת היחסים בין העובדים וזה אחד הגורמים המרכזיים להצלחת הארגון. מחקרים שנעשו בתחום, עוד לפני הקורונה, מראים שקיים קשר חזק בין מחוברות עובדים לבין רווחיות, פרודוקטיביות, תחלופת עובדים והיעדרויות.
תחושת מחוברות מתבטאת בהיבטים רבים, כמו: תחושת משמעות בתפקיד, חיבור לערכים ולאסטרטגיה הארגונית, תחושת ביטחון, מתן הזדמנויות להתפתחות וצמיחה אישית ועוד. זה אומר בעצם שהארגון מוגדר על ידי התרבות שהוא מקדם, וכאשר עובדים מרוחקים חשים מנוכרים מהתרבות הארגונית זה עלול לגבות מחיר רציני בהקשר של המחוברות שלהם. כשמדובר על צוותים שלמים שעובדים מרחוק, כמו שקורה לנו כעת, צריך אפילו להקפיד על כך יותר. עובדים רוצים להרגיש קרובים יותר לעמיתיהם המרוחקים. כאשר לעובדים אין בהירות והקשר, הם חשים מחוץ למשחק, מה שבסופו של דבר מוביל לתחושת בדידות וניתוק. חשוב לזכור שצוות הוא צוות ללא קשר למיקום הפיזי של העובדים...
אז אחרי שהבנו כמה חשוב לשמור על מחוברות עובדים, מה אפשר לעשות כדי לקדם אותה?
עבודה מרחוק, בפרט בתקופה של חוסר ודאות והתעסקות בהישרדות, בבריאות ובמשפחה יכולה להוות גורם שמערער את המחוברות הארגונית, אבל ישנן מתודולוגיות שיכולות לסייע לנו גם בתצורה הזו. חלקן מוכרות לנו מעולם העבודה המסורתי וחלקן נולדו יחד עם העבודה מרחוק או העבודה ההיברידית. באופן כללי כולן מתייחסות לתקשורת, כי זה האלמנט הכי חשוב בעבודה מרחוק. חייבים להשקיע את מירב המאמצים בהקמת תשתית תקשורת תומכת טובה, כזו שתאפשר לעובדים לתקשר זה עם זה ועם המנהלים. צ'ק-אין בתדירות גבוהה עם עובדים רחוקים זו דרך נהדרת לעזור להם להתגבר על אתגרים שמגיעים עם עבודה מרחוק, והם רבים. בנוסף, חשוב שמנהלים יבינו כיצד מנהלים מרחוק וירכשו כשירויות רלוונטיות לכך, בפרט כאלו הקשורות לתקשורת עם העובדים. זו משימה חיונית להתנהלות הארגון.
מלבד התקשורת הרציפה וההכרחית, התקשורת הפנים ארגונית חייבת להכיל גם התייחסות לשיתוף ידע וללמידה ארגונית. טיפוח תרבות של שיתוף ידע ולמידה ארגונית היא קריטית כאן, מכיוון שכשעובדים מרחוק יש פחות הזדמנויות לשיתוף ידע אישי או למידה חברתית. שיתוף ידע משפיע באופן משמעותי וחיובי על מעורבות העובדים, והוא מאפשר להם לצמוח ברמה האישית והקבוצתית. התהליך הזה מתרחש באופן ספונטני כאשר עובדים עובדים זה לצד זה במשרד, אך כאשר עובדים עובדים מרחוק מוכרחים להתאמץ יותר כדי לאפשר לתהליך לקרות. נקודת נוספת שנזנחת כשעובדים מרחוק היא הקשר הלא פורמלי בין האנשים. אנחנו מחמיצים מפגשים חברתיים חשובים כמו ארוחות צהריים צוותיות, שתיית קפה יחד, חגיגות ימי הולדת של עמיתים, "שיחות תמי 4" ורגעים לא פורמליים אחרים שבסופו של דבר הם אלו שמגבשים את הקבוצה לצוות… כדאי לזמן את המפגשים האלו גם מרחוק באופן וירטואלי.
הנה כמה רעיונות פרקטיים:
- הקדישו מרחב וזמן לשיח חברתי חופשי- קבעו למשל מפגשי זום של אכילה משותפת או חדר שפתוח בשעה מסויימת לכל מי שמרגיש בודד בבית ורוצה קצת חברה של קולגות.
- הקצו מרחב וירטואלי לשיח אישי לא פורמלי עם המנהלים. למשל חדר זום שפתוח בכל יום בשעה מסויימת ומי שרוצה יכול להכנס ולשוחח עם המנהל/ת שנמצא/ת שם.
- תחגגו הצלחות- שלחו ברכות יומיות/שבועיות שקשורות למטרות הצוות, הכירו בעבודה המאומצת של האנשים, שתפו במשוב מהמנהלים… כל אלו ועוד חשובים להגברת מוטיבציה ותחושת צוות.
- שלחו מיילים או וואטסאפים שהם Off Topic מדי פעם. אל תחששו לשלוח כתבות מעניינות, גיפים מצחיקים, אמירות ציניות ודברים נוספים שלא בהכרח קשורים לנושאי העבודה. זה חשוב ליצירת האווירה.
- ארגנו מפגשי למידה קבועים בצוות - סדנאות וירטואליות לפיתוח מקצועי, חשיפה לחידושים בצוות, השתתפות יחד בכנס/וובינר, הרצאות, שיח על קורסים וירטואליים שהעובדים לומדים ביחד ולמידה משותפת, דיונים קונקרטיים או רעיונות לקידום יוזמה מסוימת וכו'.
- בקשו מהעובדים לארגן אחת לשבועיים/חודש מפגש שמטרתו Pure Fun - למשל סדנה שקשורה לתרבות/אומנות, סדנת בישול שבה אחד מחברי הצוות מלמד מתכון או מזמינים שפ/ית, משחקי חברה, חידון, קריוקי, צפייה משותפת בסרט, מועדון קריאה, מפגשי "Show-and-Tell" שבהם חברי הצוות משתפים בתחביב/סיפור/רעיון אישי וכו'. יצירת אתגרים צוותיים ווחוויות משותפות מסייעים לגיבוש ואווירה טובה בצוות.
- מחקר שערכו ב-Buffer מצא שאחד הקשיים המרכזיים של עובדים מרחוק הוא ניתוק מהעבודה, מה שמוביל לשחיקה ובעיות באיזון עבודה-בית. לכן כדאי בכל יום חמישי בשבוע לאסוף את הצוות ל-Happy Hour בסוף היום. זו יכולה להיות פגישת וידאו קצרה שבה מזכירים את העבודה המאומצת מהשבוע החולף, משתפים בתכניות לסופ"ש ומייצרים אווירה של יציאה לחופש. מומלץ לשלב עם קוקטייל...
- צרו מנגנון פידבק יעיל- עובדים מרחוק שמחים לקבל משוב על בסיס יומי או שבועי. בחרו באופן הנכון ביותר לצוות שלכם כדי לייצר מנגנון וירטואלי קבוע של משוב מיידי לעובדים כצוות ובאופן אישי.
- השתמשו בסקרי מחוברות אנונימיים בתדירות גבוהה - זה יכול לסייע לעובדים להביע את צרכיהם ללא חשש. הנה דוגמה לשאלות שיכולות להופיע בסקר מחוברות:
במטח לקחנו את הרעיונות הללו ובחרנו ליצור מרחב פיזיטלי ארגוני (פיזי + וירטואלי), שמשמש אותנו בשלב הזה בעיקר למפגשי עובדים. המרחב מדמה את בניין מטח ומכיל אלמנטים פיזיים מוכרים שמאפשרים לעובדים חוויה שבה ההשתתפות הדיגיטלית והפיזית משתלבות זו בזו, עד שהשתתפות הדיגיטלית מתגמלת כמעט כמו ההשתתפות הפיזית…
במסגרת המפגשים אנחנו משלבים פעילויות אישיות שהתוצרים שלהן חשופים לכולם, הפסקות קפה משותפות בזום, נותנים במה להנהלה ולעובדים, חושפים בחידושים מהעת האחרונה, מקיימים למידה פנים ארגונית ועוד. יש לנו עוד הרבה רעיונות למרחב הזה ורצון להפוך אותו למרחב פתוח 24/7. הצעד הבא הוא להקים גם מרחבים פיזיטליים כאלו עבור היחידות בתוך הארגון, שם נוכל לקיים מפגשים אינטימיים יותר של הצוותים הקטנים.
מוזמנים להציץ בתמונות מהמפגש שקיימנו לכבוד השנה החדשה:
מוזמנים להציץ בתמונות מהמפגש שקיימנו לכבוד השנה החדשה:
אני מעדיפה לעבוד מהבית ולשים לי גם מבשמי אוויר
השבמחק